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标题 关于在全市机构改革过程中做好档案管理工作的通知
索引号 00020634F/2019-00007 发文字号 呼档发〔2019〕3号 成文日期 2019-03-04
发文机关 市档案局 信息分类 专项规划 公开日期 2019-03-04

关于在全市机构改革过程中做好档案管理工作的通知

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关于在全市机构改革过程中做好

档案管理工作的通知

各旗县区档案局,市各专业档案馆,市属各部委办局、人民团体、企事业单位档案管理部门:

为深入贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅转发〈国家档案局关于在地方机构改革中加强档案工作的意见〉的通知》(厅字〔2018〕79号)精神,切实做好机构改革中有关档案管理工作,确保我市机构改革中档案不受损失,合理处置机构变动部门和单位档案的归属与流向,根据中央深化党和国家机构改革的有关安排及《内蒙古自治区关于盟市、旗县(市、区)机构改革的总体意见》的要求等有关政策规定,现就做好我市机构改革中档案管理工作的有关事项通知如下

一、高度重视机构改革中的档案管理工作

档案是党和国家各项工作和经济社会发展各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家以及人民群众根本利益的重要依据,是备以查考的真实凭证。这次深化党和国家机构改革,是推进国家治理体系和治理能力现代化的一场深刻变革,其中也涉及重要的档案工作,涉及面广单位较多。2018年11月29日,市委常委、秘书长吴志强就做好全市机构改革中档案管理工作,赴市档案局开展专题调研,提出了具体工作任务及要求,并指出:“如何在机构改革过程中保证档案工作正常运行,保证档案的完整与安全性,是我们目前必须考虑和解决的重要问题,是各级党委、政府,各级档案行政管理部门,各级综合档案馆及涉改单位的一项重要职责。要充分认识此次机构改革的重要性和重大意义,切实把思想和行动统一到中央、自治区党委和市委的决策部署上来。各地区、各部门要认真学习贯彻落实中央关于在地方机构改革中加强档案工作的意见,要增强“四个意识”、坚定“四个自信”始终同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致,确保全市档案工作始终沿着正确政治方向前进。坚决服务全市机构改革大局,精心部署,以时不我待的精神做好机构改革中档案工作”。

二、加强组织领导,扎实做好机构改革中档案档案管理工作

凡涉及机构撤销、合并、新建、隶属关系改变等机构改革的部门和单位,要将档案处置工作列入重要工作议程,纳入机构改革工作的总体部署,切实加强组织领导,严格执行国家和自治区有关档案法律、法规和规章制度,科学制定档案处置工作方案。机构变动部门和单位在机构改革中必须全面清理本单位产生的各类档案,摸清底数,认真做好档案的收集、整理、编目、保管等工作,并按规定向同级综合档案馆移交,防止机构改革过程中出现档案丢失、损毁、失泄密等情况发生。

三、严格规范,科学划定,明确机构改革中档案的归属与流向

按照《市委办公厅、市人民政府办公厅关于印发〈呼和浩特市档案馆收集档案范围细则〉的通知》(呼党办通〔2016〕23号)文件要求,结合我市实际,制定机构改革中档案的归属与流向如下:

(一)撤销不再保留的机构,其全部档案由原单位直接向同级综合档案馆移交。

(二)由两个或两个以上的机构合并组建为一个新的机构的,其全部档案由原单位按原机构全宗直接向同级综合档案馆移交,不得分散。

(三)新组建或新成立的机构自成立之日起形成的档案,由各单位新设档案全宗进行管理。同级综合档案馆负责设定档案全宗号。原部门或单位未办理完毕的文件材料,依新的职责分工移交新组建机构继续处理的,由新组建机构收集归档。

(四)职能调整后,原机构保留但部分职能与业务范围部分发生变动,但仍构成独立立档单位的,档案仍由原单位继续保管,全宗号继续保留。档案不得随职能调整而调整,要保持档案的完整性,利用时需到原单位进行利用,到期档案应及时移交同级综合档案馆。

(五)机构改革中发生档案归属争议等问题,应及时与档案部门联系沟通,共同研究决定,依法依规妥善处置。

四、处置范围与内容

(一)处置范围

此次机构改革所涉及的部门和单位(含群团组织、市直属事业单位),均须按照档案的归属与流向做好档案处置工作。

(二)处置内容

1.档案

(1)文书档案:包括机构改革前保管的和机构改革过程中形成的全部文书档案。

(2)专门档案

①科技档案:包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等。

②会计档案、审计档案、已故人员人事档案等。

③业务档案:包括业务职能活动中形成的各类业务档案等。

④公务往来礼品档案:包括公务往来礼品实物及其附件、文字说明材料,如工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、字画、领导同志签字题词等。

⑤音像档案:包括照片、底片、数码照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。

⑥实物档案:包括印章、奖牌、证书、锦旗、奖杯等荣誉品,字画、手迹、原单位招牌等。

⑦电子档案与数据:包括办公系统、业务系统中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据、纸质档案数字化副本等。

2.资料

包括各种业务职能活动中形成的资料,以及本单位组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、公开出版发行物、图书等。

3.检索工具

包括纸质目录、电子目录、全宗卷等。

五、工作要求

做好全市机构改革中档案的交接和管理,是机构改革中一项重要工作。各涉改部门和单位要高度重视,密切配合,确保档案得到妥善处置和安全保管。

(一)各涉改单位和部门制定的档案管理与处置工作方案,内容应包括档案工作负责机构和人员安排,档案收集、整理要求,档案清点、交接程序、交接内容以及日常保管、利用要求等,方案要及时报同级综合档案行政管理部门,以便开展组织协调和业务指导工作。

(二)向同级综合档案馆移交的档案,应门类齐全,符合接收标准,并附有组织沿革、全宗介绍等有关资料。

(三)各涉改单位应严格按照国家和行业的有关档案标准规范对所有档案进行鉴定整理,并编制好检索工具,完善全宗卷,方可移交给同级综合档案馆或组建的新机构。

(四)各涉改单位应严格履行档案处置交接手续。一是规范内部移交手续,对散存在单位各内部机构和个人手中的档案,由单位档案室统一接收,办理交接手续。二是规范向综合档案馆或新机构移交手续,移交工作应在交接双方分管档案工作的负责人主持下,确认无误后,双方在交接文据上签字,一式三份,由交接双方分别存入各自全宗卷永久保管,一份交同级档案行政管理部门备案。档案处置工作应在新组建机构成立之日起3个月内完成。

六、严肃档案处置工作纪律

(一)各涉改单位要采取有效措施和手段,加强组织领导,强化档案管理和处置工作,严防因机构变动、人员调整,导致档案无人过问,造成档案丢失、损毁或泄密事件发生;档案工作人员要履行职责,认真组织清点、鉴定、核对本单位的档案,做到账物相符。各单位鉴定为定期保管的各类档案,严禁机构改革中作销毁处置。任何单位和个人都不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

(二)对机构改革过程中发生档案丢失、损毁、泄密的单位和个人,对拒不按规定处置和移交档案的单位和个人,档案部门将严格按照《中华人民共和国档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》,严肃追究相关人员责任,涉嫌违法的,依法移送司法机关处理。 

呼和浩特市档案局

2019年3月4日


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